Sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Bei Verbrauchern muss der Schuldner erst durch eine Mahnung in Verzug gesetzt werden (§286 BGB). Bei Geschäftskunden tritt Verzug automatisch 30 Tage nach Fälligkeit ein.

Ja. Angemessene Kosten (Porto, Aufwand) sind zulässig — typisch 2-5€ pro Mahnung. Bei B2B: 40€ Pauschale (§288 Abs. 5 BGB). Verzugszinsen: 5% über Basiszinssatz (Privat) bzw. 9% (B2B).

Rechtlich reicht eine Mahnung um den Verzug zu begründen. Die 3-Stufen-Praxis (Erinnerung → Mahnung → Letzte Mahnung) ist Konvention und zeigt guten Willen — erhöht aber auch die Zahlungsquote deutlich.